Vakantie. Gek iets eigenlijk. Alsof de dingen die je tijdens een vakantie doet anders zijn dan de dingen die je op al de andere dagen doet. Als ondernemer zeg ik vaak dat ik 365 dagen vakantie heb en dat ik soms moet werken om het één en ander te kunnen betalen. En zo voelt het ook. Ik heb een prachtig bedrijf en werken voelt niet als werken. Ik heb al sinds 2008 vakantie. “Veel werken” is voor mij ook niet de reden geweest om te gaan ondernemen. Het liefst werk ik zo min mogelijk. Maar ik maak graag een zo groot mogelijk verschil voor mijn opdrachtgevers. Of ik dat verschil nu in 1 uur of in 10 uur maak, dat is mijn ding. Dus dan maar in 1 uur. Kan ik bij meer bedrijven het verschil maken.

Graag werk ik onafhankelijk van plaats. Vanuit kantoor in Utrecht (werk volgens velen), of vanaf een locatie in Zweden, België of Amerika (vakantie volgens velen). Ik noem het liever plaatsonafhankelijk werken.

Ondanks het plezier in mijn “werk”, toch zijn er zaken die ook ik moet blijven doen. Voornamelijk

  • bereikbaar blijven voor de wereld
  • marketing voor de nieuwe relaties
  • uitvoeren van opdrachten voor bestaande relaties
  • administratie en niet onbelangrijk… factureren 🙂

Ik geef je in een aantal blog artikelen een kijkje in mijn keuken om te laten zien hoe mijn bedrijf tijdens de vakantie gewoon door gaat. Enne vakantie… ik heb het dus liever over plaatsonafhankelijk werken. Vakantie, werk, vrije tijd. Ook ik heb maar 24 uur per dag en het liefst geniet ik er van, onafhankelijk van hoe ik die tijd invul en welk label je er op plakt.

Bereikbaar blijven op vakantie

 

Bereikbaarheid waar je ook bent.

Informeer je klanten over jouw manier van werken.

Mijn vaste relaties, klanten en opdrachtgevers. Hen informeer ik altijd over de manier waarop ik bereikbaar ben. Dat is gewoon zoals ze altijd al met me communiceren. Dus per telefoon (via mijn 030-kantoor nummer), mail, WhatsApp, Skype en sms. Live afspreken doe ik weinig. Kost veel reistijd en via Skype en telefoon zijn veel zaken efficiënt te regelen. Het maakt mijn klant echt niet uit waar ik ben. Als ik er maar ben. En mijn gestelde doelen haal.

 

E-mail oplossingen voor je bereikbaarheid

Out of the office.

Ik heb hem wel aan staan, mijn “out of the office“. Dit doe ik om de mailers te informeren dat een antwoord wellicht iets langer op zich kan laten wachten. Niet om te melden dat ze het verder zelf maar moeten uitzoeken tijdens mijn afwezigeheid. Dit staat er in:

 

———

Onderwerp:
Henk-Jan is buiten de deur (En leest minder mail)

Inhoud:
Leuk dat je me mailt.
Ik ben nu buiten de deur en buiten Wifi/3G bereik.
Het kan dus iets langer duren voor je antwoord krijgt.

⇒Is je mail belangrijk? Ja/Nee*

*Ja ⇒ Stuur een SMS/WhatsApp naar 06-5152 3681.

*Nee (of een beetje) ⇒ Heb je een antwoord nodig? Wees positief. Ga er vanuit dat het juiste antwoord vanzelf komt.

Ik krijg veel mail en kan helaas niet iedereen persoonlijk beantwoorden.

Heb een fijne dag!

Met vriendelijke groet,

Henk-Jan Geel | Social Entrepreneur| 06-51523681

———

Zie je dat ik geen datum in de mail heb gezet wanneer ik weg ben en wanneer ik terug ben? Is ook niet belangrijk vind ik. Als iemand leest dat ik nog 5 weken weg ben (niet op kantoor in Nederland), kan hij denken dat hij nog 5 weken op een antwoord moet wachten. Niets is minder waar. Ik lees mijn mail bijna dagelijks.

Ook geef ik meteen een oplossing in de out of office.

  • Als een mail belangrijk is, stuur me dan een SMS of WhatsApp bericht.
  • Ook verwijs ik mensen door naar de FAQ sectie van LinkedIn en Facebook. Toch mijn specialiteiten.

Oh ja, mijn Out of Office staat echt te pas en te onpas aan. Vaak nog weken nadat ik alweer aan de slag ben. Je kan het min of meer zien als een autoreply op de mail. En hoe leuk is het om te merken dat je mailer wel snel een antwoord krijgt terwijl hij denkt dat hij moet wachten. Kans is groot dat hij zich toch een beetje vereerd voelt met deze “snelle” service 🙂

Out of office werkt alleen bij mail en helaas (nog?) niet op WhatsApp, Twitter, SMS, LinkedIn, Facebook messenger. Want ja, mijn relaties benaderen me met elke mogelijke communicatievorm. Ik vind het prima. Als er maar een dialoog ontstaat.

Hoe ga jij om met je “Out of the Office”? Wat zijn jouw bevindingen? Wat is de beste out of office die je zelf bent tegen gekomen? Let me know!

 

De e-mail tijdens de vakantie.

Ik werk met Gmail. Ik heb meerdere domeinnamen en heb ze allemaal samengebracht binnen Gmail. Met filters filter ik de nieuwsbrieven, de CC’s en de mails van mijn klanten. Belangrijke mails komen zo in de inbox en de rest beland in een folder.

Mijn mail check ik dagelijks. Ik zorg er op locatie altijd voor dat ik Wifi heb. Op kantoor, de camping bij een AirBnB, bij m’n schoonouders. Met de Gmail app op m’n Fairphone kan ik snel en eenvoudig door de mail heen en als het nodig is, beantwoord ik de mail meteen. Klaar!

 

De post op kantoor.

Ik zou het haast vergeten. Maar ik krijg ook nog echte post. Papier. Eigenlijk alleen maar de folders van de Makro en een aantal rekeningen. Nou om eerlijk te zijn, die kunnen wel wachten tot na de vakantie 🙂

Effectiviteit, daar hou ik van.

Dus zo ga ik plaatsonafhankelijk om met mail.

Fijne zomer.

In het volgende blog vertel ik je hoe ik mijn telefonische bereikbaarheid tijdens de vakantie heb geregeld.

Bereikbaar blijven per e-mail op vakantie
5 (100%) 1 stemmen
Volg me

Henk-Jan Geel

Master Mind at Bright Mind Media
Ik ben LinkedIn trainer en social marketeer. Ondernemers help ik social media effectief in te zetten. Ook succesvoller worden met social marketing? Neem dan contact met mij op of volg me via Twitter of op LinkedIn.
Volg me